Numériser des processus analogues pour des employés universitaires.
Résumé
L'équipe des Services du siège social de l'Université du Québec (un réseau d'universités à travers la province) travaillait sur une plateforme qui remplacerait des formulaires papier. Un premier design avait déjà été proposé à l’interne pour les formulaires de remboursement de frais et l'équipe souhaitait utiliser le cadre Material Design pour continuer à concevoir des interfaces pour d'autres types de demandes. Nos principaux objectifs pour ce mandat étaient (1) d’évaluer l'interface proposée et de faire des recommandations pour l’amélioration de l'UX et de l'ergonomie et (2) de concevoir une nouvelle interface pour les demandes de dotation, basée sur l'interface améliorée des dépenses.
Mon rôle
Moi-même et une collègue UX avons agi en tant que consultantes pour la stratégie de conception interne de l'équipe UQ. Ensemble, nous avons établi un plan de recherche pour évaluer et tester l'interface initiale, et produire des wireframes et des concepts visuels pour l'équipe.
Résultat
En collaboration avec l'équipe du siège social, nous avons construit une base solide pour la numérisation de leurs processus internes et avons développé les guides et normes nécessaires pour que l'équipe puisse continuer à concevoir le portail de manière autonome.
Méthodologie
Considérations clés
Public diversifié
Les deux formulaires de demande devaient être utilisées par des employés de divers départements. Ces employés avaient des objectifs différents et des niveaux d'expérience différents dans les tâches administratives.
Les principales catégories d'utilisateurs:
Ceux qui soumettent des demandes pour eux-mêmes;
Ceux qui soumettent des demandes pour d'autres (ex. assistants administratifs);
Ceux qui ont besoin de voir ou d'approuver les demandes.
Besoins flexibles
Au-delà de la nécessité de servir différents types d'employés, les plateformes avait également besoin d'une certaine flexibilité pour permettre des exceptions ou des cas extrêmes qui se produisaient relativement peu fréquemment.
Le plus grand défi consistait donc à permettre aux employés de traiter les demandes qui incluaient des exceptions, sans éliminer les fonctionnalités ni créer de complexité inutile pour ceux qui soumettaient des demandes courantes/fréquentes.
Clarté et cohérence
Un autre défi de ce projet consistait à transformer ce qui était essentiellement des formulaires papier longs et complexes en un format numérique qui permettrait une rétroaction et/ou une approbation rapides des demandes.
Puisque les formulaires complexes peuvent facilement s'avérer frustrants pour des personnes qui ne les remplissent pas souvent, nous avons privilégier autant que possible la clarté et la précision (en ce qui concerne les champs de saisie et la copie pédagogique) tout en naviguant certaines contraintes institutionnelles.
Evolution des demandes de dotation
Visualiser le flux de l’information
À la suite d'entrevues avec les administrateurs et utilisateurs du système actuel, nous avons visualiser toutes les informations obligatoires et facultatives selon les types de demandes de dotation pouvant être soumises. Cela incluait une logique conditionnelle qui indiquerait quand montrer ou masquer certaines étapes en fonction des réponses précédentes.
Définir la mise en page et la hiérarchie
Nous avons créer des maquettes montrant les informations prioritaires pour chaque type de formulaire. Nous avons utilisé des visuels à basse fidélité pour trouver la séquence d'étapes appropriée, puis les avons raffiner avec plus de détails pour déterminer les formats d'entrée précis qui pourraient être utilisé pour tout type d'informations.
Nous avons validé la logique avec l'équipe interne pour nous assurer qu'elle contenait toutes les informations requises.
Maquettes haute fidélité et évaluation de prototype
Nous avons pu nous lancer rapidement dans la conception d'interfaces détaillées grâce aux composants Material Design et à notre audit des Demandes de Remboursement des Frais en Phase I.
Nous avons utilisé l'application Moqups pour créer une version cliquable de l'interface, que nous avons testée avec les utilisateurs actuels du formulaire pour valider la hiérarchie, la clarté et la convivialité.
Design itératif et standardisation
Suite aux tests d'utilisabilité et à la validation des parties prenantes, nous avons révisé certains détails de l'interface pour apporter des améliorations et nous assurer que les composants étaient utilisés de manière cohérente. Ensuite, nous avons disposé tous les composants pertinents dans Moqups afin que l'équipe UQ puisse les utiliser pour continuer à travailler sur la conception en interne.
Décisions de design
Alors que l'objectif de la plateforme des employés était simple, l'un des plus grands défis consistait à utiliser la bonne mise en page et les interactions appropriées pour communiquer le type d'informations requises de nos utilisateurs et quand/où les saisir. Voici quelques-uns des choix que nous avons faits pour nos design finaux:
Segmentation
Nous avons mis en place une séquence d’étapes plus facile à comprendre ainsi qu’un indicateur de progression pour aider les employés à anticiper les prochaines étapes.
Focus contextuel
Nous avons fait l'utilisation de modals pour des tâches plus détaillées et exigeantes afin de permettre aux employés de se concentrer sur un contexte à la fois et de réduire leur charge cognitive.
Auto-suggestion et saisie libre
La combinaison d'une liste déroulante avec des suggestions dynamiques et d'un champ de saisie libre permet aux employés de choisir rapidement parmi les réponses courantes ou de soumettre une réponse alternative pour les cas exceptionnels.
Filets de sécurité du système
Les processus de système tels que la mise à jour automatique et l'enregistrement des brouillons visaient à empêcher les employés de perdre des progrès ou des informations.
Expérience mobile complémentaire
Donner la priorité à certaines actions qui étaient plus susceptibles d'être effectuées en déplacement (plutôt que de montrer aux employés les formulaires dans leur intégralité) visait à diviser la charge de travail en plus petits morceaux nécessitant moins d'efforts.
Grâce à ce projet, je me suis familiarisé avec la philosophie Atomic Design et le framework Material Design. Ce fut également une excellente occasion d'apprendre à équilibrer les contributions et les demandes spécifiques d'un client avec les meilleures pratiques UX et de trouver un terrain d'entente qui satisfasse les deux.
